gemäß Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Fassung {{ $version }} · Stand {{ $issuedOn }}
Auftragsverarbeiter (im Folgenden „CluPilot"):
{{ $c['name'] ?? 'CluPilot Cloud e.U.' }}
{{ $c['address'] ?? '' }}
{{ $seat }}, {{ $c['country'] ?? 'Österreich' }}
@if ($real($c['register_number'] ?? null)){{ $c['register_number'] }}, {{ $c['register_court'] ?? '' }}
@endif
@if ($real($c['vat_id'] ?? null)){{ $c['vat_id'] }}
@endif
{{ $c['email'] ?? '' }}
Verantwortlicher (im Folgenden „Kunde"):
die im Kundenkonto hinterlegten Stammdaten. Der Kunde hält diese Angaben aktuell; sie
sind Bestandteil dieses Vertrags.
Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen. Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt das ausdrücklich zu; eine Unterschrift auf Papier ist nicht erforderlich. CluPilot hält Fassung, Zeitpunkt und IP-Adresse des Abschlusses fest und stellt dem Kunden den Vertrag im Kundenbereich dauerhaft zum Abruf bereit.
1.1 CluPilot betreibt für den Kunden eine eigene Nextcloud-Instanz und verarbeitet dabei personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Z 7 DSGVO.
1.2 Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags (Nutzung eines CluPilot-Pakets) und endet mit ihm. Regelungen, die ihrer Natur nach fortwirken — insbesondere Verschwiegenheit und Löschung —, gelten darüber hinaus.
2.1 Zweck: Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Sicherung einer Nextcloud-Installation samt zugehöriger Dienste (Speicherung und Freigabe von Dateien, Kalender, Kontakte, sowie die vom Kunden gebuchten Zusatzmodule).
2.2 Art der Verarbeitung: Speichern, Aufbewahren, Sichern, Übermitteln im Rahmen des Dienstes, Löschen. Eine inhaltliche Auswertung der Kundendaten findet nicht statt.
2.3 Kategorien betroffener Personen: Beschäftigte, Kundinnen und Kunden, Mandantinnen und Mandanten, Patientinnen und Patienten, Lieferanten und sonstige Kontakte des Kunden — je nachdem, wessen Daten der Kunde in seiner Instanz speichert.
2.4 Kategorien personenbezogener Daten: Stamm- und Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, Inhalts- und Dokumentendaten, Nutzungs- und Protokolldaten der Instanz. Der Kunde entscheidet allein, welche Daten er speichert; besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind möglich, wenn der Kunde solche Daten einbringt.
3.1 CluPilot verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Der Hauptvertrag samt Leistungsbeschreibung ist die vollständige Weisung für den Regelbetrieb; weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform an {{ $c['email'] ?? '' }} oder über den Kundenbereich.
3.2 Hält CluPilot eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie dies dem Kunden unverzüglich mit und darf die Ausführung bis zur Bestätigung aussetzen (Art. 28 Abs. 3 letzter Satz DSGVO).
3.3 Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Davon unberührt bleiben Daten, die CluPilot als eigener Verantwortlicher verarbeitet — insbesondere die Vertrags- und Rechnungsdaten des Kunden selbst.
CluPilot setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet und über die einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzes unterwiesen sind (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Die Verpflichtung wirkt über das Ende der Tätigkeit hinaus.
5.1 CluPilot trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Sie sind in der Anlage 1 (TOM) beschrieben, die Bestandteil dieses Vertrags ist.
5.2 Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. CluPilot darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird; wesentliche Änderungen werden dem Kunden mit einer neuen Fassung dieses Vertrags mitgeteilt.
6.1 Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der nachstehenden Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 4 DSGVO):
| Unternehmen | Leistung | Ort der Verarbeitung |
| {{ $sub['name'] }} | {{ $sub['service'] }} | {{ $sub['location'] }} |
6.2 CluPilot informiert den Kunden über die Hinzuziehung oder den Austausch eines Unterauftragsverarbeiters mindestens vier Wochen vorher in Textform. Der Kunde kann binnen zwei Wochen ab Zugang aus wichtigem, datenschutzbezogenem Grund widersprechen; in diesem Fall kann jede Seite den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
6.3 CluPilot verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter auf Pflichten, die diesem Vertrag entsprechen, und haftet für dessen Verhalten wie für eigenes.
Die Verarbeitung findet ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht; sollte sie künftig erforderlich werden, geschieht dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und nach vorheriger Information des Kunden.
8.1 CluPilot unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12 bis 23 DSGVO). Wendet sich eine betroffene Person direkt an CluPilot, wird sie an den Kunden verwiesen und der Kunde unverzüglich verständigt.
8.2 CluPilot unterstützt den Kunden bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldungen an die Aufsichtsbehörde.
8.3 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet CluPilot dem Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis, mit den nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Angaben, soweit sie vorliegen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde obliegt dem Kunden.
9.1 CluPilot stellt dem Kunden auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen zur Verfügung, insbesondere die jeweils geltende Fassung der Anlage 1.
9.2 Der Kunde ist berechtigt, sich von der Einhaltung zu überzeugen. Kontrollen finden nach Anmeldung mit angemessener Frist, während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs statt. CluPilot kann eine Kontrolle durch Vorlage geeigneter Nachweise ersetzen, soweit dies zur Überprüfung ausreicht. Der Zutritt zu Räumen Dritter richtet sich nach den Regeln des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters.
10.1 Nach Beendigung des Hauptvertrags stellt CluPilot dem Kunden dessen Daten in einem gängigen Format zum Abruf bereit. Die Bereitstellung erfolgt zum Ende der bezahlten Periode; der Kunde hat ab Bereitstellung 30 Tage Zeit, sie abzuholen.
10.2 Nach Ablauf dieser Frist löscht CluPilot die Instanz samt aller darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie die zugehörigen Sicherungen. Die Löschung wird dem Kunden auf Anfrage bestätigt.
10.3 Von der Löschung ausgenommen sind Daten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht — insbesondere Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen (sieben Jahre, § 132 BAO). Diese Daten verarbeitet CluPilot als eigener Verantwortlicher.
Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen richtet sich die Haftung nach dem Hauptvertrag.
12.1 Änderungen bedürfen der Textform. Widerspricht dieser Vertrag dem Hauptvertrag in Fragen des Datenschutzes, geht dieser Vertrag vor.
12.2 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag gültig.
12.3 Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, {{ $c['city'] ?? 'Wien' }}.
Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Fassung {{ $version }}.